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主体性のある新入社員や若手社員を育成するためのGTD®

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新人・若手が「主体的になる」ということをGTD®の観点から考える

企業の新人採用における人材要件として、「主体性があること」や「自分で考え自分で動けること」がよく挙げられます。一方で、新入社員が自分で考えたとしても、自分勝手に“動き始めるとなると、組織としては困った状態になります。

それでは、新入社員に求められる「主体性」を正しく育むには、上司として、具体的にどのような行動をとると良いでしょうか。少しGTD®の観点で考えてみましょう。

GTD®は、次々と生じる「やるべきこと」をすばやく整理して、高い生産性を維持するためのプログラムです。「把握する」「見極める」「整理する」「更新する」「選択する」の、5つのステップから構成されています。全体像などはここでは割愛しますが、新入社員の「主体性」を育むためには、5つのステップの最初の2つが役に立ちそうです。

1つめは、身の回りにあるもので「気になること」や、心(頭)の中にある「気になること」を「把握する」というステップです。

新入社員は、企業や業務についてほとんど白紙状態なため、「気になること」が頭の中に多数生まれているはずです。まずは、それをすべて書き出すよう促します。「気になること」は前向きな思考や積極的な行動を妨げ、主体性発揮の障害になっているとみられるからです。

次は、「気になること」を解決するための具体的な行動と、その目的を明確にする「見極める」というステップです。

新入社員は、業務について分からないことが多く、解決のための行動を明確にしようとしても、何をすればよいか判断がつきません。ここでも上司や指導者によるサポートが必要です。具体的な行動を考えさせる際には、行動を起こすうえで重要となる「最初の一歩」と、「目指すゴール」の2点を明確にするようガイドします。

たとえば、「〇〇業務の勉強をしなくちゃ」と考えたら、「最初の一歩」を明確にします。それは、「今日、自宅へ戻る途中で書店に行き、〇〇の本を買う」といったレベルまで具体化します。最初の一歩があやふやでは、いつまでたっても行動を起こさない可能性があるからです。そして、「〇〇業務を1人でこなすことができる」といった形で、「目指すゴール」も明確にします。

ところで、新入社員と具体的な行動について話をする際、「これ、何の意味があるんですか?」といった質問が発生することがあります。その行動をする理由を理解していないからでしょう。ここで「いいからやれよ!」とつぶやいた方は要注意です。このような問いに対して、向き合うことこそが、「最初の一歩」と「目指すゴール」を明確する、という仕事を「見極める」ことのスタートにつながっているのです。「見極める」をすることは自分の現状を知り、どこを目指すかを明確にすることでもあります。それをしないまま時間が経てば、結局、次の行動が考えられない、指示待ち人間を作ることになってしまいます。

「把握する」ことで、気になることを頭の外に追い出し、やるべきことに集中できる体制を整える、そして「見極める」ことで、「最初の一歩」と「目指すゴール」を明確にし、その結果、自分が本当にすべき具体的な行動が明確になります。また「目指すゴール」を明確にすることで、より正しい具体的な行動につながります。主体性の発揮をして活躍する、という表現の実践イメージとしてこれは、ピッタリくるのではないでしょうか。

主体的に新入社員が動くようになるためには、精神論だけでは限界があります。今回ご紹介したように、新入社員が主体的に動くということは、本人が、行動や目的の明確化を習慣的に行い、またその精度を高めていくことです。これこそが、新入社員に求められる「主体性」なのではないでしょうか。

林 健太郎

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