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To-Doリストをさらに小さな行動に書き換える

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To-Doリスト~GTD®の視点からのヒント~ 第3回

今回は、「意識していることを行動に落とし込む」にはエネルギーが必要、ということについて触れる予定でしたが、その前に、少し寄り道をします。物理的で具体的な行動を明確にしたTo-Doリストでも、ものごとがうまく進まない場合の、理由と対策です。

To-Doリストが具体的な行動でも進まない理由

前回の例の、「意識している(気になる)こと」を書き出しただけのTo-Doリストの項目として、「部長の資料」というものがありました。これを、「行動」に落とし込み、「資料の基になるデータの作成」と、具体的に書き直したとします。しかし、それでも、なかなか作業を進められない――ということはありませんか? リストに書いた時には、具体的ですぐに行動できそうだと感じたのに、なぜでしょう。

理由として、「山が高いと感じる」ということが挙げられます。雪で覆われたアルプスの壁面を前に、「あの頂上に行こう」と言っても、登山経験がない人では、足がすくんで前に進めないものです。

一見、すぐにできる具体的な行動として、To-Doリストに「資料の基になるデータの作成」と書いたものの、いざ取りかかろうとすると、資料作成の一連の手順、関係者とのやりとり(その中に苦手な人がいる場合は特に)、部長から承認をもらう煩雑さなどが、頭に思い浮かびます。

つまり、「頂上に行く」ための具体的な行動のように思えても、実際に麓に立つと、想像以上に山が高く感じられて、なかなか一歩を踏み出せなくなってしまうというわけです。特に「頭が良い人」ほど、頭の中で先回りして考え、動けなくなってしまうようです。

To-Doリストの具体的な行動をさらに小さく

この状況を変えて行くには、必要以上に頂上を意識せずに、今の一歩に集中できるようにすることです。

最初は簡単な一歩ととらえていた「資料の基になるデータの作成」を、さらに簡単な小さな一歩にブレイクダウンして、「上期データの入力」などにしてみると良いでしょう。もっと言えば、「上期データの入力のための新規ファイルに名前をつけて保存する」でも良いかもしれません。

このような小さな一歩を踏み出してみると、その次、その次と、気がつけば歩みが前に進んでいることになります。

物理的で具体的な行動を明確にしたTo-Doリストでも、なかなか進まないときには、さらに小さな具体的な行動に書き換えてみてください。

近藤 克明

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