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意識していることを行動に落とし込んだTo-Doリスト

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To-Doリスト~GTD®の視点からのヒント~ 第2回

前回のコラムで、To-Doリストを確実に機能させるためのポイントを紹介しました。今回は、そのポイントの1つである「物理的で具体的な行動を明確にする」ことについて、少し掘り下げてみましょう。

「To-Doリスト」と「気になることリスト」

皆さんは通常、To-Doリストをどのように作成していますか? 気になることを「あれをやらなきゃ、これもやらなきゃ」と考えながら書き出しているうちに、「やることがこんなにある…」と感じた経験がある方も、多いかもしれません。

例えば、次のようなTo-Doリストに見覚えはありませんか?

  • 支払い処理
  • 部長の資料
  • 開発部門との調整
  • 佐藤さん
  • 評価面談
  • 美容室
  • 誕生日プレゼント

残念ながら、このTo-Doリストには、ものごとが実行されるという意味の「Do」ではなく、「意識している(気になる)こと」が書かれているに過ぎません。行動する具体的なイメージを持てていない、つまり、「やるべきこと」としてのTo-「Do」リストを書いてるつもりでも、実際には、具体的なやるべきことが分かっていない場合が多いのです。そのため、「やらなければ」と気にする負担感だけでなく、ものごとが前に進まない状態となり、さらなるストレスを感じてしまいます。

意識はコントロールできない

ところで、会議中に、ふと、週末の旅行の予約のことが気になったりしたことはないでしょうか。仕事中だからといって、意識を仕事のことだけに向けるようにコントロールすることはできません。私たちがコントロールできるのは、「意識」ではなく「行動」です。上のTo-Doリストは、頭の中で意識していることを、意識しなくてもよい(忘れてもよい)ように、書き出しただけです。コントロールできない意識をコントロールしようとしていると言えます。

To-Doリストで、具体的な行動が明確になっていないために、ものごとが前に進まない。――そのストレスを解消するためには、視点を、コントロールできない「意識」からコントロールできる「行動」に向ける必要があります。

例に挙げたTo-Doリストの場合、リストに書かれている「部長の資料」だけでは、具体的なやるべきことが明確にされていません。「部長から依頼されている資料」のことだけが意識に残り、負担感を与え続けてしまいます。しかし、「資料のための情報収集」や、「資料の基になるデータの作成」など、具体的なやるべきことがリスト書かれていれば、どうでしょうか。実行しようと思った時にリストを見れば、すぐに行動できます。

リストに書くことを「意識」から「行動」に落とし込む

To-Doリストをただの「気になることリスト」にして、負担感やストレスを生まないよう、ぜひ、もう一歩踏み込んで、意識していることを行動に落とし込んでみてください。ただ、この「意識していることを行動に落とし込む」ということには、エネルギーが必要なのですが、それについては、次回以降にご紹介します。

近藤 克明

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