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部下の成長と改善計画に効果的な「振り返り」面談法

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面談における振り返りの重要性と効果的なやり方

成長につながる面談ができていますか?

4月が年度初めの企業では、10月より下期がスタートしました。下期スタートの時期に部下と面談を実施することも多いかと思います。

一般的に面談は、

  1. 年度初めに上司と部下間で合意した、
    目標の「進捗確認
  2. それを受けて、上期活動の「振り返り
  3. その振り返りをもとにした、下期の「改善」計画

という流れで話を進めます。部下のキャリアビジョンなど、長期的な方向性について話をすることができれば理想的です。

ところが、期限内に複数の部下と面談をする必要から、一面談あたりに十分な時間が取れず、「進捗確認」と「改善」計画だけで面談終了にしている傾向があるとよく耳にします。これは、部下の成長機会を逃してしまう、非常に残念な事態と言ってよいでしょう。

「振り返り」できない理由

「振り返り」ができない理由を企業の人事担当者の方に詳しく伺うと、時間不足とは違う、2つの大きな理由があることがわかってきました。

1. 振り返りの重要性を分かっていない

その1つは、振り返りの効果や重要性を、面談をする上司が分かっていないという問題です。理解していないために、面談で振り返りのための時間をとらないというわけです。

「振り返り」には、多くの教訓(学び、気づき)を引き出す効果があります。そして、教訓は部下の成長を促します。コルブ(David A Kolb)が提示した経験学習モデルでも、振り返りは重要なステップの1つになっています。

面談で「上期の活動を振り返る」とは、実際の体験や経験と自身の能力(知識、スキル)とのギャップを認識し、欠けている能力を身につける方策を考えると同時に、下期に向けての改善計画をより具体的にまとめることです。営業職であれば、なぜ受注できたのか、どうして失注したのかを振り返ることで、「なぜ?」を理解し、目標達成に向けた下期の活動計画を良質なものにすることです。

2. 振り返りのやり方を知らない

振り返りの機会を持たないもう1つの理由は、面談をする上司が、効果的な振り返りの方法を知らないというものです。ただ、「どう振り返ればいいのか」を学校や企業の教育で体系的に学ぶ機会はない(なかった)としたら、面談をする上司として、悩むのも当然かもしれません。

振り返りの方法については、前出のコルブの経験学習モデルや、コルトハーヘン(Fred Korthagen)のALACTモデルなどを拠り所にすることができますが、ラーニング・マスターズでは、これらの知見のなかから、特に以下の3点が重要だと考えています。

  1. ポイントを見つける
    時系列などで漠然と振り返りをするのではなく、期間の中で転換点や好調な時期、逆に不調からの脱却などといった節目のポイントに話の焦点を絞ることで、教訓や本質に近づける可能性があります。
  2. 出来事を丁寧に思い出す
    ポイントを見つけたら、その時に起きたこと、本人が行ったことや言ったことなどを、ある程度時間をかけてしっかり思い出してもらいます。その中から、成長につながる手がかりを見つけ出すことができます。
  3. 他者の視点を入れる
    振り返りをして今後の改善を考えていくときに、他者の目が入ることで、より選択肢の幅が広がる可能性があります。そこで、部下2人を一緒にして面談を行うといった方法も考えられます。面談内容次第ですが、新たな解決策を考えたりする場面では、他者の視点をシェアすることが有効です。

この3点をおさえていただくことで、振り返りの質は向上します。さらに具体的な方法など、気になることがございましたらお気軽にお問い合わせください。パフォーマンス・コンサルタントがお答えします。

<参考>

教師教育学(F・コルトハーヘン著、学文社)

林 健太郎

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